La factura es un documento obligatorio para los autónomos y empresas en España. Es parte de las obligaciones fiscales para declarar los ingresos en Hacienda, para liquidar el IVA y deducir los gastos.
Las más conocidas son las facturas ordinarias y la simplificada pero existen otros tipos de factura. Vamos a hacer un repaso por cada una de ellas y explicar en qué casos se usan.
Tipos de Factura: Factura ordinaria
Es la factura más utilizada por cualquier autónomo o empresa. Para que sea válida debe contener un mínimo de información: número de factura, fecha de emisión, nombre, dirección y dni, la descripción de los productos o servicios, la base imponible, el tipo de IVA y el IRPF así como el total. Debe especificarse si la fecha de emisión es distinta de la fecha de la operación.
Factura simplificada
Como su propio nombre indica, la factura simplificada hace alusión a una versión simple de la factura ordinaria. Debe contener: el número de factura, fecha de emisión, los datos del emisor, la descripción de producto o servicio, el IVA y el importe total. En estas facturas no es necesario incluir el nombre del cliente.
La factura simplificada se puede utilizar para importes hasta los 400€ o hasta 3000€ en sectores como la restauración. Esta factura es lo que se conoce como ticket.
Factura rectificativa
Tras los dos facturas más conocidas, vamos a enumerar aquellas que tienen alguna característica diferente. En este caso la factura rectificativa, se utiliza básicamente para rectificar una factura ordinaria o simplificada. Las correcciones pueden ser el nombre del cliente, un mal cálculo del IVA o la base imponible. En este tipo de factura se debe rectificar el número y la fecha de emisión así como especificar el motivo de la rectificación.
Factura electrónica
En este caso la factura hace alusión al soporte. Es una factura ordinaria o simplificada en formato digital. Estas facturas se dividen en formato estructurado y formato no estructurado. La estructurada se genera en un formato electrónico que permite que permite la trasmisión automática entre quien emite y quien la recibe. Son las que se utilizan con la administración.Las no estructuradas hacen referencia a un documento en pdf o escaneadas. Con la Ley Crea y Crece los autónomos estarán obligados a utilizar la factura electrónica a partir de primavera/verano de 2025.
Factura recapitulativa
También conocida como factura resumen. Esta factura permite englobar en un mismo documento distintos importes facturados a una misma empresa en distintas fechas. Tienen que cumplir un requisito: que las operaciones tengan lugar en el mismo mes natural. Las facturas deben emitirse en el mismo mes si es un particular, o hasta el 16 del mes siguiente si es un autónomo o una empresa.
Factura proforma
La factura proforma es una factura de carácter informativo. El objetivo es concretar una operación antes de llevarla a cabo.Suele utilizarse de borrador para la factura final. En el comercio internacional se utiliza para aportar información sobre las características de la mercancía en aduanas.
Factura por un tercero o por el destinatario
Consiste en una factura ordinaria, la diferencia es que está emitida por el cliente o un tercero. Para ello Hacienda exige un acuerdo previo, donde se autorice a emitir la factura por parte del autónomo o la empresa. Además, se debe emitir una copia. La factura debe ser expedida a nombre del empresario que haya realizado la operación, aunque emita el cliente o un intermediario.
Factura intracomunitaria
Se utiliza para operaciones con clientes o proveedores de otro país de la Unión Europea. Esta factura se caracteriza por el IVA intracomunitario. Dependiendo de la operación se aplicará de distintas formas:
Si vendes un bien desde España a otro país de la UE la operación está exenta de IVA. En el caso de ofrecer servicios a otros clientes de la UE también estará exenta. Si adquieres un bien o servicio a otra empresa de la Unión Europea sí que están sujetas al IVA y el destinatario repercute y soporta el IVA.
Antes de emitir la factura, se debe comprobar que el cliente está inscrito en el Registro de Operaciones Intracomunitarias de su país, para poder emitir esas facturas exentas de IVA. Puedes comprobarlo a través del registro VIES en la Agencia Tributaria.
La factura debe contener la misma información que las facturas ordinarias.
Factura extracomunitaria
En este caso la factura se aplica cuando son clientes o proveedores que no pertenecen a un país de la Unión Europea. Si tu eres el que vende, la factura deberá ir sin IVA. En la situación de ser el comprador, en la compra de productos se tendrá que abonar el IVA en aduanas.
¿Alguna duda con los tipos de factura? Si necesitas ayuda con la facturación de la empresa o tienes dudas, en Clearcorp podemos ayudarte ¡Contacta con nosotros!
