En el proceso de la digitalización de las empresas y la lucha por el fraude fiscal, la administración puso en marcha la factura electrónica para que empiece a operar entre todas las pymes y los autónomos. La obligatoriedad tendrá lugar en 2026, pero en julio de 2025 se establece el plazo para que los sistemas privados de facturación cumplan los requisitos. La orden ministerial hace un repaso sobre las especificaciones. Lo analizamos.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que garantiza la autenticidad e integridad. En España será obligatoria y está regulada por ley para facilitar la contabilidad y el cumplimiento tributario. El objetivo es luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización.
Cumplimiento de requisitos: la nueva orden ministerial
La Orden HAC/1177/2024, ha sido publicada y establece las especificaciones técnicas para los sistemas de facturación electrónica en España, en cumplimiento del Reglamento RD 1007/2023. Los sistemas deben garantizar la integridad, trazabilidad y accesibilidad de los registros contables, evitando alteraciones no registradas. Introduce el sistema VERI*FACTU, que permite facturación verificable, y establece requisitos para la generación de códigos QR en facturas. La Agencia Tributaria podrá actualizar requisitos técnicos en su sede electrónica para asegurar adaptaciones rápidas a cambios tecnológicos y regulatorios.
¿Qué es Veri*Factu? Características
El término VeriFactu hace referencia al sistema de verificación que deben cumplir los programas de facturación. ¿Qué se debe cumplir?
- Por cada factura emitida, se debe generar un registro de facturación para cada factura emitida.
- El programa debe garantizar la accesibilidad a los registros de facturación, así como la integridad,conservación, legibilidad e inalterabilidad. De esta manera, ninguno de los datos de la factura pueden ser alterados, ni por el sistema informático ni por los usuarios.
- El sistema debe permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Este sistema se llama Verifactu y permite que se cumpla lo expuesto anteriormente.
- Si no se quiere realizar el envío automático a la Agencia Tributaria, las aplicaciones deben guardar de forma segura esos registros de facturación que pueden ser requeridos por la administración una copia de la información guardada.
- También se debe registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.
Además, los servicios informáticos de facturación deben contener:
- Razón, denominación social o nombre y apellidos de quien emite la factura así como el número de identificación fiscal.
- El número de serie de la factura.
- Tipo de factura expedida y fecha de emisión.
- La descripción general del servicio o concepto así como el importe total.
- Que se muestre el régimen aplicado y si lleva IVA.
¿Cómo se aplica la seguridad sobre los archivos emitidos?
Para garantizar que los archivos no se alteran, cada factura produce una huella única que se relaciona con las anteriores, de modo que cualquier modificación en una de ellas la altera. Por otro lado está la firma electrónica de los registros.
¿Cuándo entra en vigor?
El sistema afecta a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas. Los sistemas de facturación electrónica deberán ajustarse para cumplir los requisitos antes de julio de 2025. La obligatoriedad para las pymes y autónomos es probable que llegue en 2026.
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