Llega el mes de abril y con él uno de los momentos más importantes y temidos del año: la legalización de libros tras haber presentado la declaración de la renta. Si quieres saber en qué consiste y qué implica, sigue leyendo.
Qué es la legalización de libros
Es una obligación establecida por el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o la Ley General Tributaria (artículo 29), donde el contable se encarga de cerrar la contabilidad de una empresa. El objetivo de este proceso es evitar cualquier modificación una vez cerrado el ejercicio. Todo ello se presenta en el Registro Mercantil. Este año trae novedades, por ejemplo, se puede presentar de manera telemática a través de su web oficial.
Quién debe presentar la legalización de libros
Por lo general todos los empresarios, aunque hay excepciones. Sin embargo, hay dos perfiles muy claros que sí o sí deben presentar la legalización de libros. Es obligatorio que lo haga toda sociedad mercantil registrada en el Registro Mercantil. También aquellos empresarios, aunque no estén registrados, que realicen actividades sujetas al IRPF en estimación directa, ya que deben llevar su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
Seis libros que se deben legalizar
La Agencia Tributaria incluye los siguientes libros obligatorios que presentar. Estos se dividen en dos:
Libros contables
- Libro Diario: donde se registran todas las operaciones diarias de una empresa cronológicamente e incluyendo deudas, gastos, ventas…
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: en el que se incluye el Balance inicial, los Balances de sumas y saldos de comprobación (trimestrales), el Inventario del cierre del ejercicio y un ejemplar de las cuentas anuales.
Libros societarios
- Libro de Actas de las Juntas: que presenta las actas de todas las reuniones de la Sociedad Mercantil. Se pueden enviar o una a una o trimestralmente.
- Libro de Registro de Accionistas: donde constan los datos de identificación de los accionistas y sus títulos accionarios.
- Libro de Contratos del Socio Único y la Sociedad.
- Libros Auxiliares: donde se registra, de forma detallada, la información y los valores que se plasmaron en los libros contables principales.
Plazos para presentarlo
El plazo comienza desde que el contable cerró el ejercicio. Desde ese momento hay cuatro meses para presentarlo. Por lo general las empresas suelen coincidir en el año natural por lo que el cierre suele ocurrir el 31 de diciembre y, por ende, tienen de plazo para presentar la legalización de libros hasta finales de abril del año siguiente.
Qué ocurre si te pasas el plazo
La Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales:
- Si la sanción es grave, la multa será de 150€.
- Si has sido inexacto, has omitido operaciones o has dado un significado diferente, la multa es de 100€.
- Si se han omitido abonos, falsificado o son inexactos, la multa asciende a los 150€ y puede llegar a los 6.000€.
Aún así, si te has pasado de plazo puedes seguir presentando la legalización de libros. Sin embargo, para poder hacer esta operación, es preciso que el registrador lo constate en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
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